Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez MWIK w Bydgoszczy Sp. z o.o. w związku z prowadzonymi przez spółkę procedurami zakupowymi.
Spółka Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Bydgoszczy Sp. z o.o., ul. Toruńska 103, 85-817 Bydgoszcz (dalej jako: „Zamawiający”) dba o prywatność osób, których dane uzyskuje w związku z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedur zakupowych, obejmujących zarówno udzielenie zamówienia publicznego jak i niepublicznego, a następnie w związku z zawarciem umowy o realizację przedmiotu postępowania. Państwa dane są u nas bezpieczne i związku z tym, na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: „RODO”), poniżej informujemy o przetwarzaniu danych osobowych w naszej spółce oraz zasadach, na jakich będzie się to odbywało.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych osób, których dane zostają przekazane Zamawiającemu przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o udzielenia zamówienia są: Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Bydgoszczy sp. z o.o., ul. Toruńska 103, 85-817 Bydgoszcz.
Inspektor Ochrony Danych
Zamawiający wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: wojciechowski@mwik.bydgoszcz.pl lub pod nr telefonu 693-168-329.
Cel przetwarzania
Dane osobowe przekazane Zamawiającemu będą przetwarzane w celu przygotowania postępowania (w szczególności w związku z rozeznaniem rynku), przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz w celu zawarcia i wykonania umowy o realizację przedmiotu zamówienia. Dane osobowe mogą być także przetwarzane w celu właściwego rozliczenia sposobu wydatkowania środków uzyskanych na sfinansowanie zamówienia.
Podstawa prawna przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane na następujących podstawach:
– dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Zamawiającym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) lub wykonywania zadań realizowanych w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO);
– dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Zamawiającego tj. w celu poprawnego przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, jak również w celu prawidłowego wydatkowania środków uzyskanych na sfinansowanie zamówień (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
– dla wypełnienia zobowiązań umownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w przypadku, gdy Wykonawca jest osobą fizyczną lub prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą).
Odbiorcy danych
Odbiorcami danych osobowych będą upoważnieni pracownicy Zamawiającego odpowiedzialni za przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia oraz podmioty realizujące usługi na rzecz Zamawiającego (np. usługi IT, doradztwo prawne). Odbiorcami danych mogą być również:
– osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania, w szczególności w oparciu o art. 8 oraz 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579; dalej: „PZP”);
podmioty kontrolujące wydatkowanie uzyskanych przez Zamawiającego środków finansowych.
Okres przechowywania
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, a następnie przez okres realizacji zamówienia. Po tym czasie, dane będą przechowywane w ramach obowiązków prawnych Zamawiającego (np. art. 97 ust. 1 PZP) lub dla realizacji jego uzasadnionego interesu, np. z uwagi na obowiązujące terminy kontroli przeprowadzanej w zakresie właściwego wydatkowania przez Zamawiającego środków pozyskanych na sfinansowanie zamówienia.
Obowiązek podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne dla wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przez PZP jest obowiązkowe, a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z PZP.
Uprawnienia
Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje: prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO). W razie uznania, że doszło do naruszenia ochrony danych, osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kategorie przetwarzanych danych osobowych
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych, których nie uzyskał bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. dane osoby skierowanej do realizacji zamówienia, podwykonawcy, pełnomocnika, członka organu), w zależności od potrzeb: imiona i nazwiska, imiona rodziców, miejsce i datę urodzenia, obywatelstwo, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, PESEL, NIP, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę jego wydania oraz datę ważności dokumentu, podmiot wydający dokument; numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej, miejsce pracy, stanowisko, uprawnienia.
Źródło danych
Zamawiający uzyskał dane osobowe bezpośrednio od wykonawcy lub z publicznie dostępnych rejestrów.
w imieniu Zamawiającego
Za treść odpowiada: Inspektor Ochrony Danych
